Как правильно настроить архивацию в Outlook 2021

Outlook 2021 предлагает удобную функцию архивации, которая поможет сделать ваш почтовый ящик более упорядоченным и эффективным. Архивация позволяет сохранить старые сообщения и элементы данных в отдельные папки, освобождая место на главной странице папки «Входящие». Таким образом, вы сможете легко найти и организовать свои сообщения, не засоряя основную папку.

В этом подробном руководстве мы рассмотрим, как настроить архивацию в Outlook 2021, чтобы упорядочить ваши сообщения и сохранить важную информацию в безопасности.

Первым шагом в использовании архивации в Outlook 2021 является создание архивной папки. Для этого перейдите во вкладку «Файл» в верхней панели инструментов и выберите «Настройки учетной записи». Затем найдите вкладку «Автодополнение» и выберите «Архивировать эту папку сразу же». Выберите папку, которую вы хотите архивировать, и нажмите «ОК».

После создания архивной папки вы можете настроить дополнительные параметры, такие как периодичность архивации и архивацию определенной категории сообщений. Для этого перейдите во вкладку «Инструменты» в верхней панели инструментов и выберите «Настройки». В появившемся окне выберите вкладку «Архивирование» и настройте необходимые параметры.


Подробное руководство: настройка архивации в Outlook 2021

Шаг 1: Открытие Настроек Архивирования

Первым шагом для настройки архивации в Outlook 2021 является открытие настроек архивирования. Для этого перейдите в меню «Файл» в верхнем левом углу окна Outlook, выберите «Параметры» и затем перейдите на вкладку «Расширенные». В разделе «АвтоАрхив» нажмите на кнопку «Настройки АвтоАрхивирования».

Шаг 2: Определение Правил Архивации

После открытия настроек архивирования вам нужно определить правила архивации. Вы можете архивировать письма, основываясь на их дате получения или отправки, или же определить свои собственные критерии. Выберите желаемые опции и укажите папку, в которую будут перемещаться архивируемые письма.

Шаг 3: Настройка Периода Архивации

Следующим шагом в процессе настройки архивации является определение периода архивации. Выберите, сколько старых писем вы хотите архивировать, и укажите дополнительные параметры, такие как сохранение или удаление выбранных писем из оригинальной папки.

Шаг 4: Автоматическая Архивация в Заданное Время

Outlook 2021 позволяет автоматически архивировать письма в заданное время. Вы можете выбрать частоту автоАрхивирования, например, каждый день, каждую неделю или каждый месяц, а также указать время запуска процесса архивации.

Шаг 5: Дополнительные Настройки

Вы также можете настроить дополнительные параметры архивации, такие как включение или исключение определенных папок из архивации, архивирование вложений или установку ограничений по размеру архивного файла.

Важно помнить, что автоматическая архивация может занять некоторое время в зависимости от объема данных, поэтому рекомендуется выполнить эту операцию во время, когда вы не активно используете Outlook.

Теперь, когда вы знаете, как настроить архивацию в Outlook 2021, вы можете организовать свою почту более эффективно и хранить важные сообщения в безопасности. Следуйте этому подробному руководству и настройте архивацию, которая соответствует вашим потребностям и предпочтениям.

Необходимость в настройке архивации в Outlook 2021

Архивирование позволяет сохранить все старые сообщения и при этом освободить место в основной папке почтового ящика. Это особенно полезно для пользователей с ограниченным объемом хранилища или для тех, кто хочет сохранить и организовать сообщения для последующего удобного поиска и просмотра.

При настройке архивации в Outlook 2021 вы можете выбрать, какие папки и сообщения архивировать, задать период времени, после которого сообщения будут автоматически перемещаться в архив, а также указать папку, в которой будут храниться архивные данные.

Настроив архивацию в Outlook 2021, вы сможете эффективно организовать свой почтовый ящик, ускорить процесс поиска нужных сообщений, освободить место для новых писем и обеспечить сохранность всех важных данных.

Оцените статью